Bodega base: 10 premios
Para garantizar entregas rápidas, se mantiene este stock inicial de seguridad en bodega, tanto física como digital.
| Nivel | Stock de seguridad | Detalle |
|---|---|---|
| Nivel 1 — KFC | 2 tickets | Digitales en formato PDF/QR para envío inmediato por WhatsApp, o físicos en sobre listos para despacho. |
| Nivel 2 — Cine / Gift cards | 2 tarjetas | Tarjetas de regalo físicas de premios de hasta $40 USD, listas para enviar. |
| Nivel 3 — Tecnología | 4 equipos | 2 smartwatch o Alexa y 2 auriculares inalámbricos, almacenados en bodega física. |
| Nivel 4 — Hostería / Nivel 5 — Decameron | 0 en stock | Se gestionan bajo demanda: reserva directa con el hotel o agencia en el Día 1 del canje, para asegurar fechas libres y datos del técnico. |
Flujo de trabajo del gestor de envíos
Cinco fases, desde el ingreso a bodega hasta el cierre del caso con evidencia.
📍 Fase 0 — Abastecimiento e inventario (Kardex)
- El asistente realiza la compra inicial de los 10 premios base.
- Registra cada ítem en el Google Sheets de control, ingresando el número de serie de los productos tecnológicos (para temas de garantía) y el código único de los tickets de KFC.
- Los premios físicos se guardan bajo llave en la bodega asignada.
📍 Fase 1 — Solicitud del técnico y validación (Día 1)
- El técnico solicita su premio a través del canal oficial (WhatsApp de soporte o formulario).
- El asistente verifica en el sistema que el técnico tenga los puntos necesarios.
- Confirmación de datos de envío: el asistente contacta al técnico y confirma nombres completos y cédula, teléfono de contacto, y dirección exacta (provincia, ciudad, calle principal, secundaria, número de casa/lote y referencia) — o si prefiere retiro en la oficina de Servientrega más cercana a su localidad.
📍 Fase 2 — Preparación y despacho (Día 1 – 2)
Nivel 1 (tickets KFC digitales): el asistente toma un ticket digital (PDF/QR) del stock, se lo envía directamente al técnico por WhatsApp y registra la salida en el sistema. Tiempo de entrega: minutos.
Premios físicos (Nivel 1 físico, Nivel 2 y Nivel 3): el asistente retira el premio de la bodega y registra la salida en el Kardex, embala el paquete de forma segura para evitar daños en el trayecto, genera la guía de envío en el portal de Servientrega con los datos del técnico, y envía por WhatsApp la foto de la guía para que esté atento.
Experiencias (Nivel 4 y Nivel 5): el asistente gestiona la compra y reserva de la hostería o de Decameron Punta Centinela a nombre del técnico y su acompañante, enviando los vouchers digitales por correo y WhatsApp.
📍 Fase 3 — Monitoreo y alerta de reorden (Día 2 – 4)
- Rastreo activo: todas las mañanas, el asistente ingresa a la web de Servientrega y rastrea las guías activas.
- Gestión de novedades: si Servientrega reporta alguna novedad (ej. "dirección insuficiente" o "destinatario ausente"), el asistente llama de inmediato al técnico para coordinar la entrega con Servientrega.
- Alerta de reorden: si el stock de cualquiera de los premios en bodega baja a 1 unidad, el asistente realiza una orden de compra para reponerlo de inmediato y mantener siempre el stock mínimo de seguridad.
📍 Fase 4 — Entrega, registro y evidencia (día de entrega)
- Una vez que Servientrega marca el estado como "Entregado", el asistente escribe al técnico para confirmar la recepción conforme.
- Se le solicita al técnico que envíe una foto sosteniendo su premio.
- El asistente sube la foto de evidencia al Google Sheets, descuenta formalmente los puntos del técnico y cierra el caso.
Herramienta de control para el asistente
Para supervisar el trabajo del asistente de un solo vistazo, debe alimentar diariamente dos pestañas en un archivo de Google Sheets compartido.
- Kardex de bodegaEntradas y salidas de cada premio, con números de serie y códigos únicos.
- EnvíosGuías de Servientrega, estados de rastreo y novedades por técnico.